Далеким от сферы перевозок предпринимателям не всегда выгодно содержать собственный автопарк. Когда транспорт необходим, бизнес умеет договариваться и находить оптимальные решения. Аренда автомобиля юридическим лицом у физического лица распространена довольно широко, поскольку реально позволяет оптимизировать расходы. Договор гарантирует участникам удобство, выгоду и безопасность при минимуме требований, ведь правила и порядок закреплены законодательно.

Что такое аренда

Аренда автоНаше гражданское право рассматривает аренду как услугу по найму и передаче любого (движимого или недвижимого) имущества в пользование и владение либо только в пользование на время. В рассматриваемом нами случае подразумевается форма имущественного договора, объектом которого является аренда как легкового, так и грузового автомобиля.

Арендодатель передает арендатору машину, за что получает от него определенную плату. Арендатор использует транспортное средство (ТС) по указанному в двустороннем соглашении назначению.

Права и обязанности, а также отношения между сторонами регулируются положениями главы 34 Гражданского кодекса РФ (ГК).

Вправе ли юрлицо арендовать ТС у физлица

Сразу ответим на вопрос, может ли физическое лицо сдавать в аренду автомобиль юридическому.

Сделка или услуга имущественного найма доступна и физическим, и юридическим лицам.

В ст. 608 ГК указано, что сдать имущество в аренду может владелец или уполномоченное им либо законом лицо, то есть любой субъект гражданского права, способный заключить договор от своего имени. Понятно, что юридические статусы сторон не имеют значения. То есть сдача в аренду автомобиля физическим лицом не запрещена.

Виды аренды

Аренда может быть срочной и бессрочной (срок вообще можно не указывать), возмездной и бесплатной. Машина может предаваться с/без экипажа. Что касается предприятия либо организации, они могут арендовать транспорт у кого угодно – начиная от штатного сотрудника и заканчивая третьими лицами, предлагающими такую услугу.

У сотрудника

Аренда авто у сотрудникаЭто самый простой и, наверное, разумный вариант, когда сотруднику нужна машина, а корпоративной нет. Он сдает автомобиль своей компании в аренду и сам же на нем ездит. При этом компания обслуживает машину. Выгода обеих сторон очевидна.

В этом случае по определению ТС арендуется без водителя. Заключается долговременный договор, на основании которого транспорт используется для исполнения служебных обязанностей.

Арендатором выступает работодатель, который учитывает налоги согласно КНП, оплачивает арендную плату ежемесячно либо ежеквартально и компенсирует текущие расходы на топливо. По согласованию он может взять на себя техническое обслуживание, страхование и даже ремонт. Работнику остается периодически отчитываться перед бухгалтерией о расходах и сдавать путевые листы.

У стороннего лица

Примерно такие же имущественные отношения оформляются при аренде у третьих лиц. Только здесь возможны варианты:

  • Аренда автотранспорта у физического лица без экипажа.
  • Аренда ТС с водителем.

Условия, обязанности и права сторон определяются типом договора.

В первом случае согласно ст. 642 ГК авто передается без водителя и услуг по обслуживанию. Имущественную и правовую ответственность полностью несет арендатор. А во втором в соответствии со ст. 632 ГК собственник предоставляет машину с водителем и услугами технической эксплуатации. Содержание ТС ложится на плечи арендодателя. Фрахт авто с экипажем позволяет не оформлять работника официально.

Безвозмездная

Хозяин вправе распоряжаться своим имуществом по своему усмотрению. Если он не намерен получать плату, совершается безвозмездная сделка. По факту это ссуда, которая регламентирована главой 36 ГК. Такой вариант часто применяется компаниями-партнерами ввиду преимуществ ссудного договора по налогам. Обычно организация арендует автомобиль у своего учредителя.

Закон не запрещает отдать машину в управление своей компании, если она не находится под судом или в залоге. Обслуживанием и содержанием ТС в этом случае занимается арендатор. Безвозмездная аренда у своего сотрудника оптимизирует налоги. Используется типовой договор без услуг и экипажа, в котором фиксируется факт отсутствия оплаты.

Как оформляется сделка

Оформить сделкуЧтобы оформить аренду авто, требуется заключить гражданско-правовую сделку, то есть нужна документально оформленная договоренность. Составляется стандартный (типовой) договор аренды в письменной форме, в котором указывается порядок соглашения об установлении, изменении или прекращении обязательств сторон при передаче машины внаем. Чтобы соглашение было легитимным, понадобится пакет документов.

До того, как физическому лицу сдать автомобиль в аренду, необходимо подготовить копии:

  • техпаспорта транспортного средства (ТС),
  • свидетельства о регистрации авто.

Также будут нужны талон техосмотра и полис ОСАГО (если это предусмотрено соглашением).

Юрлицу потребуются:

  • устав организации;
  • протокол собрания или приказ о назначении заключающего договор лица;
  • доверенность на представителя с правом подписи;
  • карточка учета основных средств;
  • свидетельство о регистрации предприятия.

Договор аренды между физическим лицом и юридическим обязательно должен включать следующую информацию:

  1. Субъекты договора.
  2. Описание объекта договора: марка, модель, тип, цвет кузова, год выпуска, VIN, регистрационные номера.
  3. Срок и условия соглашения, в том числе продления и расторжения.
  4. Данные допущенных к управлению лиц.
  5. Права и обязанности сторон.
  6. Описание неисправностей, недостатков, дефектов.
  7. Оценочную стоимость.

Вариант такого соглашения с ООО дает возможность включить авто в гражданский оборот без изменения права собственности. Но в документе должны быть четко указаны сдаваемое в аренду имущество, порядок его эксплуатации, а также действий сторон в течение срока юридической силы договора. Стоит учесть, что при аренде ТС с экипажем перед третьими лицам ответственность несет арендодатель, а без водителя – арендатор.

Форма договора на аренду автомобиля – общая (независимо от статуса подписывающих его лиц), простая письменная.

Это публичный гражданско-правовой акт, который не требует государственной регистрации. Оформляется на листах формата А4 либо типовом бланке, а заверяется подписями сторон.

Дополнительно может быть составлен акт приема-передачи.

Если существенных условий или реквизитов в договоре нет, он не является действительным. Ниже мы представили заполненный образец для ознакомления.

Образец договора
Пример договора
Образец акта к договору:
Как выглядит акт

Прекращение договора

Аренда транспорта у частного лица для нужд организации продлевается автоматически. Выступить инициатором прекращения может каждая сторона. Условия для досрочного расторжения отмечены в ст. 619 и 620, а также в п. 2 ст. 450 ГК.

Обычно разрыв договора связан с неисполнением сроков и прочих обязательств сторон. Как сказано в кодексе, это возможно только после письменного предупреждения в разумный срок. О разрыве отношений необходимо уведомлять за месяц либо в указанный в договоре срок. В этом случае составляется соответствующее соглашение, сотрудничество прекращается, а авто возвращается владельцу.

Если достижение взаимопонимания сторон невозможно, требовать аннулирования соглашения и возмещения убытков придется через суд.

Учет и налогообложение

Бухгалтер начинает учет аренды автомобиля на этапе рассмотрения акта приема-передачи. Размер оплаты учитывается при расчете налогов на прибыль по ставке 20%. Затраты, включающие арендную плату и связанные с содержанием авто, проводятся как общехозяйственные расходы на нужды предприятия.

Арендные платежи НДС не облагаются. Для арендодателя они являются доходом, с которого отчисления в бюджет в любом случае придется вносить. Речь идет об НДФЛ в размере 13%. За своего работника (физлицо) данный налог рассчитывает и вносит предприятие, в этом случае выступающее налоговым агентом. Арендодатель не обязан составлять и подавать налоговую декларацию.

Транспортный налог оплачивает владелец (лицо, на которое зарегистрировано ТС) согласно ст.357 Налогового кодекса (НК).

Величина налоговЕсли арендодателем является иностранец, налоги с него будут взиматься в размере 30% от дохода. Удержание НДФЛ юрлицом осуществляется независимо от того, является или нет владелец авто штатным сотрудником. При заключении соглашения ему придется предоставить свой идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Если собственником машины является индивидуальный предприниматель, занимающийся деятельностью, связанной с арендой, налогообложение полностью ложится на него. После подачи налоговой декларации в налоговую инспекцию по месту регистрации он самостоятельно вносит платежи в бюджет согласно выбранной им системе.

Если организация сдает автомобиль в аренду физическому лицу, все происходит почти по вышеописанному сценарию. Соглашение может быть заключено на любой срок, а оформлено – на типовом бланке в простой письменной форме.

Для заключения договора предприятие должно иметь передаваемый транспорт в собственности. Если ТС отдается в субаренду, это должно быть отражено в договоре с владельцем. Ответственность перед третьими лицами, обязанности по погашению эксплуатационных расходов и уплате налога на прибыль возникают у юридического лица.

Выводы

Аренда машины юридическим лицом у физического является способом получения официальной компенсации за эксплуатацию ТС. Однако во избежание разногласий между сторонами в договоре следует чётко прописывать цели использования, а также возможность эксплуатации авто владельцем в нерабочее время. Кроме того, важно учесть, что работник предприятия может оформить в бухгалтерии заявление и воспользоваться правом на налоговые вычеты в период действия соглашения аренды.

Как арендовать автомобиль: Видео